Gestão do Tempo – A raiz dos seus problemas

por | 18 novembro 2017

Olá galera, hoje vamos falar sobre a raiz dos seus problemas, o assunto é gestão do tempo. Todos nós sabemos o que é tempo, não é mesmo? Mas será que todo mundo consegue gerir o seu tempo da melhor maneira?

Hoje em dia, a era da informação se tornou a era da distração, dizer que não tem tempo se tornou um Status, faz parecer que somos pessoas importantes e trabalhadoras, mas na verdade só mostra como somos imaturos quando o assunto é gestão do tempo e produtividade. Quer um exemplo?

Você já ouviu uma pessoa dizer que não tem 30 minutos para fazer uma corrida ou caminha pela manhã? Ou que precisa comer no fast-food porque não tem tempo para cozinhar? Se você já disse isso alguma vez, saiba que você falou que a saúde não é a sua prioridade e, posso afirmar com quase certeza que você desperdiça mais do que 30 minutos no whatsapp ou em outra rede social todo santo dia. Acertei?

Não se preocupe, você não é a única pessoa. Todos nós já passamos por isso alguma vez na vida, e muitos continuaram passando pelo simples fato de não querer mudar ou não descobrir a raiz do problema. A boa notícia é que hoje vou lhe apresentar três métodos que irão te ajudar a ter mais tempo para fazer o que realmente importa para você. Mas antes, vamos alinhar o mindset.

 

Alinhando o mindset

O tempo é o bem mais escasso que existe porque só o temos no presente, o futuro é probabilidade de existir e o passado não podemos vivenciar novamente. Com isso, não temos como refazer o passado, mas o futuro está à nossa disposição para construí-lo como preferirmos.

Você já parou para pensar que o tempo é a coisa mais importante? Ele é a única coisa que nos permite fazer qualquer outra coisa que desejamos, ele é uma moeda de troca que não conseguimos recuperá-la após o uso, diferente do dinheiro que conseguimos ganhar e gastar, o tempo depois que investido não volta mais. O engraçado é que muitas pessoas se preocupam com o dinheiro, mas desperdiçam o seu tempo. Você achou que eu iria dizer que tempo é dinheiro? Não, na verdade tempo vale mais do que dinheiro. Tudo depende do seu uso.

Não dá para falar de tempo sem falar que todos nós iremos morrer um dia. Acho que isso já não choca tanto a gente e parece um pouco clichê, mas acho que não percebemos o real significado dessa frase. Deixa eu te fazer uma pergunta que me fez refletir muito sobre isso. O que as pessoas diriam de você no seu velório se você morresse hoje? Qual é o legado que você deixa? Dedique um tempo para pensar nisso.

Então quer dizer que devemos viver somente o presente? Não, muito pelo o contrário, o objetivo é você se organizar e planejar a sua vida para poder sair do piloto automático e ter uma boa qualidade de vida. Mas para isso é necessário sair da zona de conforto e ter um trabalho de acompanhamento e aprimoramento diário, além de entender que tempo, na verdade, é prioridade.

 

O que é Gestão?

Gestão basicamente é planejar, organizar, monitorar, controlar e liderar de forma a atingir os objetivos pré-determinados. Logo, gestão nada mais é do que a habilidade de fazer escolhas, e elas estão relacionadas ao seu propósito ou objetivo. Por exemplo, algumas perguntas desse processo cíclico: O que você deseja fazer? Como deseja fazer? Quando deseja fazer? Você está fazendo? Como você está fazendo? Você fez? Como você fez? Fez de maneira correta? O que você vai fazer agora?

Eu vejo a gestão como uma atividade cíclica de acompanhamento de resultados e tomada de decisões, que é dividido em: planejamento, organização, execução, monitoramento, controle e aprendizagem continua, sempre visando atingir os objetivos pré-determinados.

Logo, não podemos esquecer de algo essencial para haver gestão que é o indicador (Métrica).

 

 

E a Gestão do Tempo?

Agora que definimos bem o que é gestão, percebemos que é importante temos indicadores e métricas para poder fazer uma gestão, porque eles irão nos ajudar na tomada de decisão. Lembre-se gerenciamento sem indicadores é suposição e não gestão.

Então quer dizer que devemos medir e cronometrar o nosso tempo? Isso é possível? Sim, é possível e logo abaixo, depois do conteúdo, vou te mostrar todos os aplicativos que me ajudam na gestão do tempo e produtividade. Não vou colocar uma lista de 300 apps, vou colocar apenas os que eu uso e recomendo. A boa notícia é que todos possuem versão gratuita, mas lembre-se que os aplicativos são somente ferramentas e não são fórmulas mágicas. É necessário ter o conhecimento teórico para poder usar a ferramenta de maneira assertiva.

 

Vamos ao conteúdo !

Método Tríade do Tempo

Livro: A tríade do tempo – Christian Barbosa

Pessoal, este vídeo é um resumo muito bom, dá para ter uma visão total do método tríade do tempo. Logo abaixo irei escrever basicamente o que está no vídeo, portanto o crédito dessa parte é para o canal Ilustradamente pelo excelente resumo do livro Tríade do tempo.

 

 

O conceito da tríade do tempo

É um conceito formado por três esferas, que juntas compõem a forma como você usa o seu tempo, são as tarefas importantes, urgentes e circunstanciais.

 

As tarefas urgentes são as tarefas que precisam ser feitas em um exato momento, o famoso “para ontem”.

Elas costumam gerar estresse e gerar consequências negativas caso não seja feita. Elas interrompem o seu dia, atrasam o que realmente deveria ser feito, traz resultado na sua vida e pode até afastar pessoas importantes ou causar problemas de saúde.

Dicas:

1 – Planejar, se você já sabe que algo precisa ser feito, planeje antes, não deixe para última hora.

2 – Aprender a dizer NÃO, aceitar tudo que pedem além de prejudicar você também prejudica os outros.

3 – Delegar as atividades, porque outras pessoas podem fazer a tarefa melhor e mais rápido do que você.

 

As tarefas circunstanciais são aquelas que você é levado a fazer por conta da situação, por conta de outras pessoas ou de seus antigos hábitos. Quanto tempo você tem jogado fora com coisas que não fazem sentido para você? Quantas vezes você já deixou as circunstancias acabarem com seus sonhos?

Ex: Eventos com pessoas que não fazem a diferença na sua vida, reuniões desnecessárias, várias horas vendo coisas na TV que não acrescentam em nada, as conversas furadas e outras diversas coisas que não fazem a diferença na sua vida.

Pare para pensar nisso, quanto tempo você tem jogado fora com coisas que não fazem o menor sentido para você?

 

As tarefas importantes são as que fazem diferença em sua vida, elas são importantes para você e não para os outros. Elas estão relacionadas ao Emocional, Físico e Mental.  São coisas que realmente te faz sentir vido. Lembre-se que são coisas que variam de uma pessoa para outra.

Ex: Físico – Atividade física e cuidar da sua saúde.

Emocional – Passar um tempo com a família, sorrir, fazer alguém sorrir.

Mental – Estudar, ler, dedicar tempo ao seu hobby, ao seu projeto pessoal, algo que te dê satisfação em fazer. Ou ao seu projeto dos sonhos.

Muitas pessoas costumam possuir mais tarefas urgentes e circunstanciais do que importante. Mas o ideal é ter uma tríade do tempo a qual as tarefas importantes devem ser a maior de todas seguida pela urgência e depois a da circunstância. Não tem jeito, todos nós teremos que conviver com um pouco da cada uma delas, elas fazem parte da vida, mas o objetivo é sempre tentar reduzir as atividades circunstanciais e urgentes.

Metodologia da Tríade

A solução é a metodologia da tríade, que é simbolizada por uma estrela de 5 pontos como podemos ver abaixo:

1 – Identidade – Essa etapa está relacionada ao autoconhecimento, é o ponto de partida e provavelmente a etapa mais importante do processo. Tire um tempo e reflita, quem são as pessoas que trazem sentido a sua vida? O que realmente te faz sentir vivo? Que legado você gostaria de ter deixado no mundo e nas vidas das pessoas? Qual é a sua missão? Lembre-se só você pode descobrir as respostas.

2 – Metas – Muitas pessoas se sentem perdidas em suas vidas porque não possuem metas estabelecidas, como diz o gato na história de Alice no pais das maravilhas.

“Se você não sabe aonde quer chegar, qualquer caminho serve”

Uma vez que você saiba quem é você e aonde quer chegar, fica muito mais fácil definir as suas metas. As metas são importantes porque elas significam aonde você quer chegar e elas também funcionam como um filtro na sua vida, sempre que surgir uma nova atividade, veja se ela irá colocar você mais perto dos seus objetivos, caso contrário, procure descarta-la.  É importante ter metas de curto prazo (até 1 ano), médio prazo (de 1 a 5 anos) e longo prazo (acima de 5 anos).  Busque sempre escrever as suas metas.

3 – Planejamento – Não basta saber aonde quer chegar, é preciso saber como chegar lá. E só você é responsável por criar o seu planejamento. Ele é como se fosse um mapa da sua vida. O mais importante é planejar a sua semana antes que ela comece. Anote as atividades importantes, inclua os compromissos, as reuniões, as tarefas que precisam ser feitas. Coloque os horários e a duração de cada item do planejamento. Mas não ocupe 100% do seu tempo, seja flexível. Sempre deixe algum tempo de sobra para as urgências e circunstâncias. Planejar a semana é uma atividade simples e muito poderosa.

4 – Organização – Vivemos a era da informação, todos os dias somos obrigados a lidar com quantidades enormes de e-mails, vídeos, pastas, arquivos, pesquisas e todos os tipos de conhecimentos. Muitas pessoas desperdiçam grande parte da sua energia e de seu tempo, por causa da falta de organização. É importante tirar um tempo para organizar a sua vida, jogue fora o que você não precisa, arrume a sua mesa, guarde as papeladas em um lugar fácil de encontrar, limpe a sua área de trabalho, guarde os seus arquivos nos lugares certos, limpe a sua caixa de entrada, arquive os e-mails necessários, defina um horário para responder e-mails e use aplicativos que te auxilie.

5 – Execução – É aqui onde tudo se torna realidade. Faça uma lista de tarefas que você realmente necessita fazer, depois faça uma estimativa de quanto tempo leva cada tarefa, e por fim priorize as mais importantes. Comece sempre pelo mais importante, faça aquilo que trará um verdadeiro impacto no seu dia.

 

Método SMART

O método SMART foi criado por Peter Drucker e, é considerado uma poderosa técnica utilizada para criar metas. SMART é um acrônimo, palavra formada pelas inicias, de palavras em inglês: Specific (Específico), Mensurable (Mensurável), Achievable (Alcançavel), Relevant (Relevante) e Time-Based (Temporal). Vamos entender como ela funciona:

S = Específico: significa que a sua meta deve ser específica e facilmente compreendida por qualquer pessoa.

Pergunta: O que você quer fazer?

Dica: Sempre seja específico em suas metas, não use coisas genéricas como quero ter mais saúde, ou ter mais dinheiro.

 

M = Mensurável: significa que é preciso ter indicadores e precisa ter medida, ou seja, como você saberá se a meta foi alcançada ou não.

Pergunta: Qual é o tamanho? Qual é o indicador de resultado?

Dica: Use números como métrica.

 

A = Alcançável (atingível): significa que a meta deve ser alcançável,

Pergunta: Como você vai alcançar isso?

Dica: Faça um Plano de ação.

 

R = Relevante (realista): significa que a sua meta deve ser relevante para você, deve ter um motivo e uma recompensa ao atingir a meta.

Pergunta: Porque está fazendo isso?

Dica: Coloque uma recompensa em suas metas.

 

T = Temporal (data): significa que a sua meta precisa ter um prazo para ser alcançado. Sem o prazo ela facilmente pode perder a sua prioridade.

Pergunta: Qual é o prazo da sua meta?

Dica: Sempre estime prazo para as suas metas.

 

Exemplos de metas SMART:

– Quero perder 10kg, melhorando a minha alimentação através de uma dieta e fazendo academia 3 vezes por semana durante os próximos 12 meses.

– Quero ler 1 livro ao mês, média de 10 páginas por dia até o final do primeiro semestre do ano.

– E-commerce: aumentar nossa base de leads que se cadastram no site ao baixarem materiais em 25% até o final do ano (22 de dezembro).

– Loja de roupas: vender 30% mais vestidos de noite durante o mês de maio, quando ocorrem os casamentos em nossa região, por meio de um parcelamento em 10 vezes no cartão de crédito.

– Rede de fastfood: Abrir 25 novas lojas até o final do ano, sendo 10 em nosso Estado e 5 em cada um dos 3 estados vizinhos.

 

Método GTD (Getting Things Done)

Livro: A arte de fazer acontecer – David Allen

O método GTD é um método prático de gestão de tempo e de tarefas onde o seu criador David Allen, defende que a sua mente deve estar livre para criar, e não preocupada em reter informações. Ele defende a teoria de manter “ a mente clara como água” e aborda o equilíbrio entre a vida pessoal e vida profissional. Vamos ver cada etapa desse método:

 

– Coletar

Anotar as informações em algum dispositivo fora da sua mente, seja um papel ou um aplicativo, porque com o excesso de estímulos que temos hoje em dia, acaba nos fazendo esquecer de informações importantes.

Nessa etapa você irá retirar tudo da cabeça e colocar na Caixa de entrada, onde iremos Processar essas informações

– Processar

É olhar as informações e fazer uma rápida análise. Esse item eu consigo realizar em 2 minutos? Se sim faça na hora, se não continue processando

– Organizar

Organizar é essencial porque irá nos ajudar a priorizar as tarefas. Devemos separar por lista específica, dentro de um certo contexto, dentro de uma hierarquia.

– Rever

É necessário continuar organizado, não adianta fazer apenas uma vez na vida. É um processo cíclico que necessita ser revisto sempre. E é interessante fazer uma revisão semanal do andamento das tarefas, para manter o controle e poder tomar decisões para melhorar o andamento do projeto.

– Fazer

O mais importante é o fazer, devemos fazer primeiro as tarefas importantes e as tarefas que são rápidas de serem realizadas (até 2 minutos).

 

Importante !  Tenha diferentes listas com diferentes funções.

 

1 – Caixa de entrada

Eu uso: Any.do

Faz parte da fase de coleta, é um local onde iremos inserir todas as “coisas” e tarefas que requer mais do que 2 minutos de execução.

 

2 – Lista de tarefas

Eu uso: Any.do

É uma lista de tarefas que você precisa fazer, se uma tarefa é muito complexa ou difícil, é necessário quebra-la em pedaços menores.

 

3 – Lista de próximas ações

Eu uso: Any.do

É uma lista de tarefas que são ações simples, órfãs no sentido que elas não estão relacionadas a nenhum projeto específico ou uma data específica.

 

4 – Calendário

Eu uso: Google Agenda, pode usar o Any.do se preferir.

Marcar apenas atividades que são pontuais e que possuem uma data e um horário de inicio.

 

5 – Talvez um dia

Eu uso: Any.do

É uma lista especial para você empilhar as tarefas que você acha necessário, mas você não tem certeza de que vai realizar agora.

 

6 – Lista de espera (tarefas delegadas)

Eu uso: Trello para equipe que trabalha com scrum e Any.do para tarefas delegadas sem ser uma equipe. O Google Keep também pode delegar tarefas, basta a pessoa ter uma conta do Google (conta gmail).

É uma lista para quem trabalha em equipe e necessita delegar tarefas, serve para você poder lembrar e poder cobrar o que está sendo realizado por outras pessoas.

 

7 – Lista de referência (banco de informações)

Eu uso: Google Keep

É a lista de informações, ideias e referências que você considera que será importante para você no futuro, você deve registrar para ela não cair no esquecimento.

 

Analisando o fluxograma passo a passo

Analisando o fluxograma podemos observar de forma prática como é o processo. Tudo começa com a coleta de “coisas”, devemos colocar todas as coisas na nossa caixa de entrada, onde será feito o processamento dessas diversas “coisas”.

Então, iremos nos perguntar, O que é isto?  Essa pergunta não é boba, ela serve para entendermos o que é essa “coisa” e se precisamos mesmo fazer algo a respeito. Por isso a próxima etapa é essencial. Essa “coisa” demanda ação? Ela é uma tarefa?

Se a resposta for não, você pode a categorizar em três opções:

A referência, ela não é uma ação, mas é uma informação que pode ser útil para você no futuro, coloque-a na Lista de Referências.

 Lista Talvez Algum dia, ela pode ser uma tarefa, mas você não vai fazer agora, porque você não tem recursos ou porque não é tão relevante no momento.

Lixo, não será necessária, simplesmente descarte-a.

Se a resposta for sim, entra uma questão muito interessante. Se a tarefa leva menos de 2 min para ser feita, faça na hora. Porque talvez você demore mais de 2 minutos armazenando essa tarefa de forma organizada. Entretanto muitas vezes você irá notar que a tarefa dura mais do que 2 minutos. Então, passamos para a próxima etapa.

É você que vai fazer essa tarefa?

Se a resposta é não, você precisa delegar, mas não abandone e esqueça. Adicione-a na Lista de Espera para você verificar se foi feita.

Se a resposta é sim, se ela é uma tarefa temporal, agende-a no seu Calendário para fazer no momento específico, se não for temporal coloque-a na Lista de próximas ações, para fazer assim que puder.

Com isso você já passou pelas etapas de processamento e organização, agora basta fazer todas as tarefas estipuladas e rever semanalmente para acompanhar o andamento e sua produtividade.

 

Aplicativos para Gestão do Tempo e Produtividade

 

– Rescue Time

https://www.rescuetime.com/

Este aplicativo monitora todos os aplicativos que você usa e calcula o tempo de atividade de cada um deles. Por exemplo, tenho 5 aplicativos abertos, mas só estou usando o whatsapp, ele vai calcular somente o whatsapp, porque ele calcula o aplicativo em uso e não os que estão abertos. O interessante é que ele possui a versão Desktop e versão Mobile, agora você finalmente vai poder ver quantas horas por dia você desperdiça nas redes sociais e quanto tempo realmente é produtivo.

Para melhorar, ele te envia relatórios semanais por email dizendo quantos porcentos de tempo produtivo você teve na semana. Ele tenta categorizar automaticamente, mas caso você use algum app diferente ou use o facebook para trabalho, você pode configura-los como produtivos, neutros ou improdutivos. Personalize de acordo com a sua necessidade e tenha as métricas na sua mão para você poder tomar decisões e melhorar a gestão do seu tempo.

 

Veja um exemplo de um relatório semanal.

– Save my Time

http://savemytime.co/

Este aplicativo também serve para computar as suas atividades, mas você precisa utilizar manualmente. Você deve estar pensando, então não dá, vou perder muito tempo. Não, a genialidade desse app é o seguinte, sempre que você desbloquear o seu celular ele vai perguntar o que você fez nos últimos 30 minutos ou no espaço de tempo entre o desbloqueio anterior e o atual. Com isso, você consegue computar as suas atividades com poucos cliques. Eu sei, para esse aplicativo funcionar você precisará criar um novo hábito. Mas é um hábito produtivo que vale a pena. Lembre-se gestão sem métrica é suposição.

 

– The Habit Hub

http://www.thehabithub.com/

Já que falamos de hábito anteriormente, vou compartilhar com vocês um aplicativo para te ajudar a criar novos hábitos. É muito simples, basta criar as atividades que deseja transformar em hábitos e marcar uma bolinha verde quando você fizer ou uma vermelha quando não fizer. Ele também possui métricas e gráficos para te mostrar o seu andamento.

 

– Any.do

https://www.any.do/

Este aplicativo serve para você criar várias listas no método GTD, com ele você consegue listar todas as suas tarefas separando-as por “Hoje”, “Amanha”, “Próximos dias” e “Algum dia” e também delegar e agendar uma tarefa. Você também pode separar por listas, como Trabalho, Lazer, Estudo, Família, etc. A ideia é não confiar no seu cérebro, tudo que você tiver para fazer você deve anotar imediatamente, porque nosso cérebro não é confiável, e essa ação de fazer listas deixa a nossa menta mais “tranquila”, reduz o estresse.

 

– Google Agenda

https://www.google.com/intl/pt-BR/calendar/about/

Este todo mundo tem, mas nem todo mundo usa, se você possui uma conta no Gmail, você tem um Google Agenda, a pergunta é, porque você não usa? A agenda deve conter apenas atividades que são pontuais e que possuem uma data e um horário de inicio.

 

– Google Keep

https://keep.google.com/

Este é um dos meus favoritos e não vivo sem ele, ele é o meu bloco de insights e anotações. Cada nota é como se fosse um post it digital, e ele te dá a opção de usar texto, lista de tarefas, imagens, sons e desenhos. A lista de tarefas deste aplicativo eu uso para coisas pessoais que preciso comprar, como lista de supermercado e itens que estão faltando aqui em casa. Mas o principal são as anotações, insights e lembretes, com isso eu o utilizo como uma Lista de referência. Você pode escolher uma cor para cada “post-it”, usar marcador, fixar anotações importantes, compartilhar com outras pessoas e trabalhar em equipe com essas anotações. Tudo que você precisa para registrar insights, anotações, lembretes e check-lists.

 

– Trello

https://trello.com/

Este aplicativo é ideal para quem trabalha em equipe, você pode se organizar como preferir, mas eu sempre utilizo a metodologia Scrum quando trabalho em equipe, porque ela é uma metodologia ágil de planejamento e monitoramento de tarefas semanais ou quinzenais. No trello, você pode adicionar membros a cada tarefa, colocar etiquetas, checklists, data de entrega, anexo, comentário, além de cada membro poder mover a atividade do “A fazer” para o “Fazendo” e depois para o “Feito”.

 

Conclusão

Para concluir, é importante frisar que o método não deve padronizar as pessoas, e eles nunca serão uma formula mágica, é necessário que a pessoa tenha autoconhecimento e busque o método que ela melhor se adapte, assim como os aplicativos que são apenas ferramentas, sempre será necessário entender a parte conceitual antes de usá-los. Recomendo começar com o Método Tríade do Tempo para você poder pensar no que você deseja para a sua vida, para depois estipular metas com o Método SMART, fazer o planejamento e se organizar com a Método GTD para poder realmente executar.

Lembre-se que conhecimento sem prática não serve para nada, é preciso colocar em prática toda essa informação que passei aqui hoje. Depois me conte se deu resultado. Ok?

Se esse conteúdo foi útil para você, quero pedir 1 minutos do seu tempo para você escrever um comentário. Lembra do método GTD? Como essa tarefa é menor do que 2 min o certo é você deixar o seu comentário agora mesmo ?

 

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